מצגות עסקיות

איך "תמכרו" רעיון לקהל באמצעות מצגת?

בבסיס כל מצגת עסקית יש ליבה אחת ויחידה, והיא הניסיון למכור רעיון כלשהו לקהל יעד ספציפי.

מצגת "משפיעה" שמותירה רושם על צופיה תציג את הרעיון באופן יצירתי ומשכנע, תספר סיפור מעניין ותעשה שימוש באלמנטים גרפיים נכונים אשר יעשירו את המשמעות הרעיונית.

מצגות שמשאירות רושם: המלצות ליצירת מצגת עסקית נבונה

לפניכם המלצות ליצירת מצגת עסקית יעילה לשיפור סיכויי ההצלחה ומקסום הפוטנציאל של כל רעיון. ההמלצות כוללות שימת דגש על זרימת המידע בתהליך, על מאפייני קהל היעד, על הנרטיב, התוכן והוויזואליות.

זהו את מאפייני האישיות של הקהל שלכם

לכל קהל יעד ישנם מאפיינים בסיסיים דומים, והעדפות תקשורת שונות המבוססות על מבנה האישיות ה"כללי" של הקהל.

אספו מידע על הקהל שלכם מבעוד מועד – מה תהיה כמות האנשים בקהל? אילו סוגים של מאפייני אישיות צפויים להיות נוכחים בו? אנשים אקסטרוברטים (מוחצנים), אינטרוברטים (מופנמים) או אולי שניהם יחד? אנשים הוגים, מעשיים, שופטים, מבחינים, אינטואיטיביים?

חשבו גם על מחשבותיו האופציונאליות של קהל היעד שלכם לפני המצגת, ועל מחשבותיו הפוטנציאליות לאחר המצגת – העלו את כל האפשרויות וצרו פתרון ודרך פעולה עבור כל אפשרות.

מאפייני האישיות משפיעים על זמן עיבוד הנתונים

אנשים מופנמים, למשל, זקוקים לזמן נוסף לעיבוד הנתונים – ולכן כדאי לתת להם מידע טרומי עוד לפני הצגת המצגת. אנשים מוחצנים זקוקים לזמן לדיון פורה לאחר המצגת. במידה והקהל שלכם מכיל את שני סוגי האישיות, תוכלו לספק את שני הפתרונות יחד – מידע טרומי, וכן זמן דיון לאחר המצגת. לאחר שתזהו את קהל היעד שלכם תוכלו לדבר אליו בשפתו, השפעתכם עליו תהיה חזקה יותר ומסריכם ייטמעו עמוק יותר בתודעתו.

מצגת לוגית "זורמת"

וודאו כי יש היגיון באופן זרימת המידע במצגת, וכי התהליך נכון מבחינה לוגית.

יצירת נרטיב ועניין

מצגות עסקיות אשר משפיעות על קהל היעד שלהן בד"כ מכילות סיפורים מעניינים ומשכנעים שהצליחו "לשבות" את לב הקהל. גם אם המצגת שלנו תהיה הגיונית להפליא, אם אין בה עניין – לא תהיה בה תועלת. אנשים אוהבים להיות מרותקים לסיפור מעניין שמשאיר אותם על קצות האצבעות, רוצים לשמוע עוד ועוד – סיפור משכנע הוא הדרך ללבו של הקהל.

מצגת יעילה מציעה פתרון לבעיה

אם ברצונכם ללכוד את תשומת לב הקהל שלכם ולשמור אותו לאורך כל המצגת, עליכם ליצור סיפור הכולל בעיה ופתרון. הבעיה בה תתמקדו חייבת להיות אמתית, ועל הפתרון להיות מעשי ובר ביצוע (ולא בגדר רעיון מופשט שאין לדעת כיצד ייצא לפועל). על הקהל שלכם לחוש את הבעיה, להבין אותה, להזדהות אתה ולהסכים כי אכן קיימת בעיה – ועתה הם יצפו מכם בעיניים כלות לתת בידיהם את הפתרון.

לאחר שזיהיתם את קהל היעד שלכם, תוכלו לחקור, להבין ולאחר מכן אף להציג בפניו את הבעיות השונות המטרידות אותו ואשר להן תוכלו להציע מענה. המסר שלכם בוודאי נותן פתרון לבעיה כלשהי, ויתכן שאף ליותר מבעיה אחת – זהו את כל הדרכים בהן תוכלו להציע פתרונות יעילים באמצעות הרעיון המוצג, ותנו לכל הפתרונות במה במצגת.

צרו תכנית פעולה מוקדמת למחסומים פוטנציאליים

נסו לחשוב על מחסומים בהם אתם עלולים להיתקל בעת הצגת המצגת – שאלות ובעיות חדשות שאנשים עלולים להעלות, ראיות כנגד הפתרון שאתם מציעים וכדומה. רשמו את כל המחסומים שעלולים לצוץ, צרו פתרון ותכנית פעולה עבור כל אחד מהם והוסיפו אותם למצגת.

מצגת אפקטיבית היא קצרה ותמציתית

על המצגת להיות קצרה, על מנת שלא נגיע לנקודת "עייפות החומר" האנושי. אנשים עייפים מתחילים לחלום ולנקר, ובעיקר – מפסיקים להקשיב. אנחנו רוצים שהקשב לא ייפול עד שנגיע לנקודה העיקרית, שבד"כ מופיעה דווקא בסופה של המצגת, ולכן עלינו ליצור מצגת מאוד עניינית. רשמו את כל הנקודות החשובות שאתם מעוניינים להציג במצגת, כאשר לכל נושא כותרת קצרה ותיאור מאוד תמציתי. רשמו גם את כל הנושאים המקיפים הרלוונטיים למסר שלכם, מהחשוב ביותר לחשוב פחות ופחות. תוכלו לעשות שימוש באנקדוטות קצרות להמחשה – ציטוטים, סיפורים קצרים ומעניינים ועוד. עברו בשנית על כל הנקודות והנושאים וקצרו אותם. עברו שוב על כל הנקודות והנושאים וקצרו אותם שוב.

על אף התמציתיות, חשוב לכלול דוגמאות ספציפיות במצגת. אם המצגת כוללת סטטיסטיקה, כללו גם דוגמאות מוחשיות וספציפיות אשר ימחישו בבהירות את הבעיה והפתרון לה. אם המצגת כוללת תרשימים, פרט לתצוגה משכנעת כדאי לספק דוגמאות כמותיות ספציפיות אשר יעזרו בהבנת "התמונה הגדולה".

על כל מצגת להכיל הנעה לפעולה

על מצגות להכיל הנעה לפעולה כדי להחיל השפעה יעילה על קהל היעד. מהם היעדים שלכם? מהי המטרה של המצגת? איזה מסר תרצו להעביר באמצעותה? באיזו פעולה תרצו שהקהל הפוטנציאלי שלכם ינקוט בסופה? אילו שינויים התנהגותיים תרצו לראות בקהל שלכם לאחר סיומה? על ההנעה לפעולה להיות מזמינה, ברורה ולא מבלבלת.

שמירה על אסתטיקה חזותית – גרפיקה מעשירה ולא רפטטיבית

מצגת עם עיצוב גרפי מושך ואלמנטים וויזואליים ייחודיים תיצור עניין בתהליך הצפייה, אך יש לשים לב כי האלמנטים הגרפיים מעשירים את המשמעות הרעיונית, מציגים אותה בדרך הנכונה ולא רק חוזרים על הרעיון בצורה מיותרת. יש לשים דגש גם על הפריסה הכללית של תצוגת המצגת ועל ניקיונה, כדי שהגרפיקה לא תכביד ותאפיל חלילה על המסר הרעיוני.

הידעתם שגרפיקה יכולה להכביד על תהליכים מחשבתיים?

יישור טקסט למרכז, לדוגמה, גוזל זמן קשב מכיוון שהוא לא אינטואיטיבי. המוח האנושי עובד זמן רב יותר לצורך הבנה וקריאה של טקסט המיושר למרכז. חשוב לשמור על כל דקת ריכוז של קהל היעד מבלי לאבד זמן על תהליכים מחשבתיים מיותרים שייווצרו בשל גרפיקה לא מובנת – לכן כדאי ליישר את הטקסט לימין (או לשמאל, בהתאם לשפה), לחסוך פעילות מוחית ולשפר את הקשב של הקהל.

מדוע אלמנטים גרפיים מעשירים משמעות רעיונית?

בווידאו הבא מסביר טום ווג'ק בכנס של TED על 3 דרכים בהן המוח יוצר משמעות למידע מוצג.

בכל הנוגע לעיצוב מצגות (ועיצוב בכלל), ניתן לסכם את הווידאו לכדי שלוש נקודות שנותנות חשיבות לא רק לרעיון עצמו אלא אף לוויזואליות, לאנימציה ולהתפתחות זרימת המידע במצגת:

• כדי להבהיר רעיונות יש לעשות שימוש בתמונות
• ליצירת הקשר ומחויבות יש ליצור אינטראקציה עם התמונות
• כדי להטמיע את המידע בזיכרון יש ליצור המשכיות והתפתחות

* המלצה: כאשר יש אפשרות, כדאי ליצור אינפוגרפיקה במקום להציג נתונים יבשים בלבד.

אופן ההצגה של מצגת – מדוע המילים חשובות יותר מהפרזנטציה?

רבים דואגים לתהליך הפרזנטציה עצמו – איך הם יציגו את המצגת בפני הקהל? ומה אם יתבלבלו במילים? ואולי עדיף לטיפוס מופנם להריץ את המצגת ברקע ולא להציג את הרעיון כלל?

בווידאו הבא תוכלו לראות כי אין לכם ממה לחשוש

למילים המביעות את הרעיון יש משמעות רבה, אך לדרך בה אתם מבטאים את המילים, לאופן התנהלותכם ואף להבעות פניכם כמעט ואין חשיבות כלל. ובקצרה – גם אם אתם אנשים מופנמים וביישנים, נחבאים אל הכלים וללא כל ניסיון בהצגה מול קהל, כל עוד תבהירו את הרעיון במילים ברורות – הקהל שלכם יקבל את המסר בהצלחה.

סיומה של מצגת – חלוקת דפי מידע

בסיום המצגת ולאחר הדיון (באם החלטתם על דיון מסכם), כדאי לחלק דפי מידע תמציתיים המכילים את הנקודות החשובות שהצגתם. דפי המידע מאפשרים זמן עיבוד נוסף של המסר שביקשתם להעביר, והם יכולים ליצור דיונים לא רשמיים לאחר לכתכם מהמקום.

מדידת הצלחתה של מצגת עסקית

תוכלו למדוד את הצלחת המצגת על ידי מדידת הפעולות אותן ביקשתם שקהל היעד שלכם יבצע בסיום המצגת, או השינוי בהתנהגות אותו ביקשתם לראות בקהל היעד בסיום המצגת.

גם דיון המתבצע לאחר סיום ההצגה יכול להיות מדד מצוין להשפעת כל מצגת – לעתים אנשים זקוקים לזמן עיבוד מידע נוסף, והדיון מאפשר להם לחזור על פרטי המצגת ולהבינם באופן עמוק יותר. יתכן ואת תוצאות המצגת תראו כעבור כמה ימים מהצגתה ולא באופן מידי. תוכלו אף לכמת את הצלחת המצגת בעזרת שאלון קצר שתשלחו באימייל לכל חבר בקהל המצגת.

הרעיון שלכם זקוק ליצירתיות ויזואלית

נשמח ליצור עבורכם מצגת עסקית ייחודית ויעילה, שתספר סיפור מרתק ותתאים ביותר לקהל היעד שלכם – פנו אלינו למידע נוסף ולכל שאלה.

מאחלים לכם הצלחה רבה,
סטודיו jolini – צוות שאוהב מצגות עסקיות יפות וחכמות.